MS Ignite 2019 – Loppukäyttäjä ottaa modernin työn yhä vahvemmin omiin käsiinsä

Intensiivinen Ignite-viikko Orlandossa on nyt takana. Aikaerosta ja matkustamisesta on myös sen verran selvitty, että on aika vetää yhteen viikon antia sekä miettiä, mihin olemme matkalla.

Tapahtuman keynotessa tuottavuustyökalujen osalta Microsoft käytti nimitystä “The world’s productivity cloud”. Tätähän Microsoft 365-pilviympäristö todellakin nykyään on – maailmanlaajuinen, tietoturvallinen, monipuolinen, käyttäjäkeskeinen sekä samalla yhä helppokäyttöisempi kivijalka, jonka varaan on hyvä rakentaa niin pienen kuin suurenkin yrityksen toimintaa. Ne lukijat joille Office 365 on terminä tutumpi – Microsoft 365 on siis käytännössä Office 365:n laajennettu lisensointimalli, joka tuo perustasollaan mukanaan myös Windows 10:n sekä tietoturvan ja päätelaitehallinnan ominaisuuksia.

Microsoft 365 
The world's productivity cloud

Moderni SharePoint & Intranet

Moderni SharePoint on ottanut viimeisen vuoden aikana suuria askelia eteenpäin, ja tiekartta sekä tehdyt julkistukset tulevista ominaisuuksista olivat johdonmukaista jatkoa sille.

Kokonaan uutena palveluna on tulossa Project Cortex, joka tuo tekoälyyn perustuvan tiedon automaattisen linkityksen ja analysoinnin sekä tämän pohjalta aihesivujen, tietokeskuksen ja aihekorttien automaattisen muodostamisen saataville.

Lisäksi tulossa on navigaatioiden kohdentaminen, parannuksia kokoomasivustojen ominaisuuksiin ja hallittavuuteen, suuri määrä parannuksia SharePoint-listojen ominaisuuksiin, listojen paremman integroitumisen Teamsin käyttöliittymään ja niin edelleen. Lista on pitkä.

Moderni SharePoint on responsiivinen, tyylikäs, helppokäyttöinen, vakio-ominaisuuksiltaan jo nyt hyvin monipuolinen sekä moderneja käyttötapauksia tukeva. Mukauttaminen on helppoa SharePoint Frameworkin (SPFx) avulla tilanteissa, joissa mukautukset ovat selkeästi perusteltuja. Samoja mukautuksia webosissa voidaan hyödyntää myös suoraan Microsoft Teamsin käyttöliittymän kautta.

Ilo oli myös nähdä, miten yritykset ovat huomanneet ja valjastaneet modernin SharePointin kyvykkyydet ja mm. kattavat modernit uutisointiominaisuudet. Samoin on huomattu, että loppukäyttäjät voivat itsekin tehdä paljon ilman ulkopuolista apua, mikä tuo nopeutta ja joustavuutta tekemiseen.

Klassisen ajattelumaailman kysymyksiä oli sessioissa yhä harvemmassa. Modernin SharePoint-ympäristön valmisominaisuuksien riittävät mahdollisuudet on vihdoinkin alettu ymmärtää myös muualla kuin esim. Suomessa (jossa kuljemme tässä asiassa aika eturintamassa). SharePointin (tai Intran) mukautuksiin tai “valmis-intraan” ei kannata enää yksinkertaisesti käyttää aikaa, rahaa tai vaivaa suuria summia. Ennemminkin halutaan pysytellä valmisominaisuuksissa ja hyödyntää niitä järkevällä tavalla.

Maailma on myös muuttunut siinä, miten Intranet organisaatioissa rakentuu. Yhä enemmän kaikki käyttäjät ovat mukana sisällöntuotannossa ja ulkoasuun tehdään vain kevyt brändäys. Alustat kuten Yammer ja Microsoft Teams mahdollistavat läpinäkyvän informaation kulun ja sisällön tuottamisen, johon kaikki loppukäyttäjät osallistuvat. Toisaalta loppukäyttäjät voivat myös valita esim. roolinsa perusteella luontevimman tavan ja sähköisen kanavan kuluttaa tätä sisältöä.

Intranet konseptina siis mukautuu nykyajan tarpeisiin ja ennen Intralle luontaisia funktioita toteuttavat yhä enemmän kaikki Office 365:n työkalut yhdessä. Moderni “Intranet”-käyttöönotto onkin nykyään kevyemmän teknisen lähestymisen ohella enemmän käyttäjälähtöinen kokemus. Projektissa mietitään organisaation viestintää kokonaisuutena ja sitä miten uudet työtavat ja Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet saadaan hyödynnettyä tehokkaasti juuri kyseisessä organisaatiossa niin viestinnän kuin ryhmätyönkin osalta.

Microsoft Teams & Yammer

Myös Microsoft Teamsin ja Yammerin osalta Ignite tarjosi paljon.

Yammerin uusi ulkoasu julkaistiin ja Office 365-ryhmiin tehdään pesäeroa muuttamalla Yammer-ryhmien nimi yhteisöiksi (communities). Lisäksi saamme uuden Teams-appsin, jolla Yammer on helppo tuoda osaksi Teamsin käyttöliittymää, mikä selkeyttää ja helpottaa Yammerin käyttöä oleellisesti. Microsoftin aiemmin lanseeraama Inner loop (Teams) – Outer loop (Yammer)-ajattelu tukee taas paremmin kokonaisuutta. Päivittäinen työskentely siis tapahtuu Teamsin kautta, mutta Yammerin kautta loppukäyttäjät voivat jakaa omaa tietoutta ja tekemistä muulle organisaatiolle yli siilojen suoraan Teamsistä.

Teamsin osalta kauan odotetut privaattikanavat tulevat vihdoin tuotantoon nopealla aikataululla jo tällä viikolla. Samoin käyttöä helpottavat erilliset keskusteluikkunat ovat tulossa alkuvuodesta. Lisäksi esiteltiin malli jaella Power Appseihin perustuvia applikaatioita helposti Teamsin sovelluskeskuksen kautta organisaatiossa yhdessä uuden applikaatiokatalogin kanssa. Jatkossa voidaan siis tuoda yrityksen ja eri henkilöstöroolien toimintaa tukevat Power Apps-sovellukset suoraan Teamsin vasemman reunan navigaatioon, jolloin niiden käyttäminen helpottuu. Lisäksi mainittakoon Teamsin uudet tehtävät ja keskitetty näkymä kaikkien eri tehtävätyyppien hallintaan Office 365:ssa. Tämä on ehdottamasti odotettu uudistus.

Microsoft Teams alkaa myös olla “de facto” ryhmätyön alusta yrityksissä, joissa Office 365 on käytössä. Ajatuksena työn käyttöliittymä on toimiva ja antaa tiimeille, eri funktioille ja yksilöille valtavasti mahdollisuuksia organisoitua tehokkaasti oman toimintansa ympärille käyttäjälähtöisesti kunhan tämä tehdään hallitusti ja siten, että kaikki käyttäjät tuntevat organisaation pelikirjan ja yhteiset pelisäännöt. Jatkossa Teamsin rooli entisestään vahvistuu ja yhä useampaa liiketoimintasovellusta tiedon tai sovelluksen sijainnista riippumatta tullaan käyttämään luontaisesti Teamsin kautta. Tämä tarkoittaa myös mukautusten ja lisätoimintojen tuomista Teamsin kontekstiin. Tämän myötä organisaation Teams-osaaminen, Teams-kyvykkydet sekä avoin organisaatiokulttuuri ja yhteiset pelisäännöt nousevat yhä voimakkaammin tekemisen ja osaamisen keskiöön.

Ignitessa oli myös vahvasti esillä Teams-yhteensopivia laitteita ja Microsoft Teams Rooms- sekä Focus Rooms-konseptit. Lisäksi lanseerattiin uusi Managed Meeting rooms-palvelu. Kokonaisuuden täydentää Surface Hub 2 ja näppärät integroidut whiteboard-toiminnallisuudet. Kokoukseen liittyminen ja kokouksen aloittaminen näillä on todella vaivatonta ja kokouskokemus ylipäätään sujuva. Olemme tulleet kauas ongelmallisista Skype-kokouksista ja hyvä niin!

Microsoft Power Platform

Igniten ehkä parasta antia oli mielestäni Microsoft Power Platformiin liittyvät sessiot ja alustan avaamat mahdollisuudet. Power Platform tulee ja kovaa! Monet organisaatiot tekevät alustan käyttöönottoa parhaillaan sekä automatisoivat prosessejaan. Proof of Concept-hengessä toteutuksia yhä useampien liiketoiminta- tai tuottavuussovelluksien tuomiseksi Power Platformin päälle on menossa leveällä rintamalla. Ignitessa moni suurempi yritys myös esitteli omia, jo tuotannossa olevia Power Platform-sovelluksiaan ja jakoi kokemuksia niistä.

Power Platform on alusta, joka koostuu seuraavista komponenteista:

  • Eri tyyppiset Power Appsit – Sovellukset ja UI
  • Power Automate – Työnkulut, automaatio, yhdistimet (aiemmin MS Flow)
  • Power BI – Tiedon visualisointi ja analysointi
  • Power Virtual Agents – Vuorovaikutteiset toiminnot perustuen botteihin

Power Platform sisältää valmiita yhdistimiä moniin eri järjestelmiin ja ideana on low-code/no-code- tyyppinen lähestyminen, jossa sovelluksia ja automaatiota voidaan rakentaa käyttöliittymän kautta helposti ilman syvää koodausosaamista. Kun loppukäyttäjät itse ryhtyvät tekemään tätä, puhutaan kansalaiskoodauksesta. Power Platformin hyödyntäminen leikkaa ideaalitapauksessa suuresti sovelluskehityksen kustannuksia ja tarvittavaa kalenteriaikaa sovelluksen rakentamiseksi.

Monet yhdistimet ja ominaisuudet vaativat erikseen lisensointia mutta monet tarpeet hoituvat myös olemassa olevin Office 365 F1/E3-lisenssein kuten visuaalisen canvas-tyyppisen Power Appsin ja Power Automaten avulla hyödyntäen tuttua SharePointin listaa tietovarastona. Toisena esimerkkinä erilaisten syötteiden saaminen ja niihin reagoiminen suoraan Teamsin käyttöliittymästä vaikkapa mukautuvien korttien avulla ja kaikki yhden käyttöliittymän takaa.

Myös Power Platformin tulevaisuus näyttää erittäin vahvalta. Yhä parempi integroituminen Teamsiin, AI Builder-ominaisuus, jossa tekoälyä voidaan opettaa ja hyödyntää suoraan Power Appsien kautta vaikkapa kuvien sisällön tunnistamiseen, Ignitessa julkaistut RPA-ominaisuudet joilla voidaan automatisoida myös toimintoja ruudulla nauhoitettujen käyttäjäinteraktioiden pohjalta ja PCF (PowerApps Component Framework) Power Appsien komponenttien laajentamiseksi avaavat lähes rajattomasti uusia  hyödyntämismahdollisuuksia.

Kaikki tämä on lähtökohtaisesti myös loppukäyttäjien suoraan hyödynnettävissä.

Muutoksen tuki organisaatiossa (Adoption)

Se, miten muutosta ja käyttäjiä organisaatiossa tuetaan, on noussut jo aiemmin keskeiseksi elementiksi Microsoft 365 -käyttöönotoissa. Jo tätä blogia lukiessa ymmärtää, miksi muutoksen tukeminen ja siirtyminen jatkuvan kehityksen malliin korostuu entisestään

  • Microsoft 365 käyttöönotto on aina kokonaisuus ja organisaatiolle usein kokonaan uusi tapa toimia. Muutos lähtee aina yksilöstä ja siitä että yksilö kokee muutoksen tarpeellisena ja hyödyllisenä itselleen
  • Loppukäyttäjillä on yhä suurempi mahdollisuus osallistua sisältöjen tuottamiseen,  keskusteluun ja heillä on parempi näkyvyys siihen mitä organisaatiossa tapahtuu kokonaisuutena
  • Loppukäyttäjillä ja tiimeillä on yhä suurempi mahdollisuus vaikuttaa itse siihen, mitä työkaluja ja millä tavoin he haluavat niitä omassa työssään hyödyntää
  • Aiemmasta poiketen toimintojen mukauttaminen käyttötapausten mukaiseksi loppukäyttäjien toimesta on mahdollista ja jopa toivottavaa
  • Käyttäjille syntyy tarve ymmärtää paremmin Microsoft 365-kokonaisuutta ja potentiaalia
  • Muutoksen pysyvyys ja nopeakin tarve omaksua uusia ominaisuuksia on uusi normi
  • Kun digitaalinen ympäristö mahdollistaa kaiken edellä kuvatun, on yhteistyön toimivuuden kannalta koko ajan tärkeämpää, jopa elintärkeää, johtaa muutosta niin, että työyhteisö toimii samojen peruskäytäntöjen mukaisesti. Yhteistyö ei vain toimi, jos kaikki säntäilevät joka suuntaan omien mielihalujen ja oivallusten vieminä.

Muutoksen tukeminen (end user adoption) onkin syystä myös Microsoftilla yksi tämän vuoden avain-focuksista. Loppukäyttäjän ja tiimien käsissä on yhä enemmän mahdollisuuksia käyttää tuottavuustyökaluja haluamallaan tavalla. Lisäksi on tärkeää ymmärtää että em. työkalujen käyttöönotto, prosessien ja pelikirjan määrittely sekä tekemisen kehittäminen eivät suinkaan ole kertaluontoisia ponnistuksia. Uusia ominaisuuksia tulee koko ajan, jopa viikoittain, ja samalla organisaation on myös mietittävä miten saada hyödyt irti maksetuista lisensseistä sekä miten organisoitua jatkuvan muutoksen mallin ympärille. Myös hallintamallit ja avustavat työkalut sekä prosessit vaativat päivitystä.

Oleellista tässä kaikessa on myös se, että alustan ylläpidon, mukautettujen sovelluksien ylläpidon ja esim työläiden jatkokehitysponnisteluiden sijaan panokset voidaan nyt käyttää ketterästi aitojen hyötyjen, liiketoimintaa aidosti edistävien, loppukäyttäjiä tukevien sekä yrityksen toimintaa tehostavien ratkaisujen eteenpäin viemiseksi.

Get your classic SharePoint Online based Intranet news directly to Teams interface by using MS Flow

Lets assume you are a fanatic Microsoft Teams user and Teams is your number one interface for your daily tasks. However your organization is still partly using a classic SharePoint Online approach for Intranet and “official” organizational news are still created as a classic blog posts which was a really common approach before modern SharePoint Online and modern news model few years ago. As a Teams user you don’t want to order email based notifications / alerts about news or use some other ways to access them.

This is a quite simple way to get notified about new news items directly to your MS Teams interface by using MS Flow, MS Flow Bot, Adaptive Cards and SharePoint connector.

The Flow requires actually only four steps:

We will use ‘when an item is created’ event as trigger in case of blog site template based news. What you have to know in this example is the blog site address (News site) and the blog list name which is always ‘posts’ in this scenario.

Then we are reading users’ own profile to get user email for Teams Flow bot. Just select ‘Get my profile (V2)’ action and there are no additional properties for this action.

News converting action ‘Html to text’ is required when reading rich text content from SharePoint blog post body since adaptive cards can’t be used with html content directly. Also this step is really simple:

Finally we are forming and posting adaptive card to Teams through Flow Bot.

Adaptive Cards is a fairly new concept which can be used in many different occasions and platforms. In this case we are using it with Microsoft Teams and you can access adaptive card designer in Url https://adaptivecards.io/designer . This makes planning of your adaptive card fairly easy. Just make sure you have select ‘Microsoft Teams’ as a host app (Yes, dark mode is also included) and after you are ready with formatting, adding actions and other components you want just use ‘Copy card JSON’ button to get your ready made JSON to clipboard.

Now you can paste your adaptive card JSON to Teams Flow Bot action message field which is used to create actual adaptive card. This action is still preview but works quite nicely. As recipient use email retrieved from ‘Get my profile (V2)’ action. Please notice there is also action available to post adaptive card directly to Teams channel with Flow Bot if you need more general approach. To form adaptive card content you can and you should now use dynamic content from SharePoint trigger. Also be careful when modifying JSON – The editor itself is still not so intuitive to use…

The only trickier part is to form news abstract since probably you don’t want to view whole news content in adaptive card. In this case I’m using Flow expression to get first 300 character from news body and after that I’m adding ‘…’ through concat function. Also notice I’m using blog post body ‘Html to Text’ conversion result instead of actual html so full expression here is concat(substring(body(‘Html_to_text’),0,300), ‘…’). This step is only needed when we are using rich text or html formats within adaptive cards.

As a result whenever a new organizational news is published as a blog item in classic SharePoint Online I can get a direct message from Flow bot to my MS Teams client. Also I added action button to open actual news item if needed.

Through this approach you can actually get notification to Teams client from any of the SharePoint list based actions if needed to support your own or your teams work. With little bit different SharePoint trigger you can get the same result out either from classic publishing pages (in case your organizational news are based for them) or even from modern SharePoint news if your organization is already using them.

Let’s hope this post will give you ideas how to use flow and adaptive cards in real world scenarios. Now take advantage of your licenses and start using Flow 😉

Täydet hyödyt irti Microsoft Teamsistä työn käyttöliittymänä

Tällä viikolla Kööpenhaminassa järjestetyn varsin loistavan ESPC18-tapahtuman innoittamana ajattelin kertoa muutaman ajatuksen Teamsistä ja sen laajennettavuudesta.

Teknisesti Teamsin käyttöönottohan on aikalailla vaivaton. Mitään erityistä ei tarvitse tehdä ja lisenssien käyttöönoton jälkeen voi Teamsiä lähteä koeponnistamaan organisaatiossa sopivalla käyttäjäryhmällä. Koeponnistukseksi tämä myös lähes aina jää, jos asiaa ei suunnitella huolella. Käyttöönoton tuki (End user adoption) onkin modernin tiimityön ja ylipäätään Office 365 käyttöönottoprojektin keskeisin ja onnistumisen kannalta kriittisin osa-alue ja näin ollen moderni Office 365-käyttöönottoprojekti rakentuu pitkälti muutoksen tukemisen aiheiden ympärille. Organisaatiossa Office 365 ja erityisesti Teams ryhmätyön keskiössä tuovat organisaation työskentelykulttuuriin suuren muutoksen läpinäkyvyyden, avoimuuden, osallistamisen, saavutettavuuden ja ylipäätään päivittäisen työskentelyn muodossa.

Microsoft julkaisi tällä viikolla uuden Teams Adoption Hubin tukemaan nimenomaan Teams-käyttöönottojen suunnittelua.

Mitä Teams itseassa on?

Itse ajattelen Teamsiä ensisijaisesti työn käyttöliittymänä.

Teams kokoaa yhteen Office 365:en kaikki palvelut yhden käyttöliittymän ja/tai applikaation taakse lisäten mukaan vielä omat keskeiset ominaisuutensa eli keskustelut, helpon muokattavuuden, liitettävyyden muihin palveluihin sekä organisaation sidosryhmien liittämisen mukaan vieraskäyttäjinä.

Käyttöönoton yhteydessä tulee suunnitella ja määritellä seuraavia asioita tukemaan organisaation työtapojen muutosta (Adoption)

  • Mitä tiimejä ja kanavia luodaan?
  • Mitä välilehtiä ne sisältävät?
  • Miten näitä hyödynnetään organisaatiossa tehokkaasti?
  • Hallintamalli
  • Mahdollinen templatointi
  • Miten Teams muuttaa päivittäistä työskentelyä?
  • Pelikirja siitä, miten Teamsiä tulee käyttää

Teamsin toimintojen laajentaminen – Täysi hyöty irti Teamsistä työn käyttöliittymänä

Kun varsinainen käyttöönotto etenee voidaan alkaa miettiä, miten Teamsistä saataisiin enemmän hyötyjä irti erityisesti työn käyttöliittymän konseptin alla. Tällöin kuvaan astuvat laajennukset, joilla Teamsiin voidaan kytkeä lisää informaatiota organisaation muista järjestelmistä sillä ajatuksella, että kaikkeen tiimin kannalta tärkeään pääsee kiinni helposti yhdestä käyttöliittymästä. PowerApps ja Flow mahdollistavat yhä enemmän asioita, ja ne voidaan tuoda jatkossa yhä tiiviimmin tukemaan Teamsin laajennettavuutta.

Valmiilla palikoilla päästään usein varsin pitkälle. Usein käytetään välilehtiin lisättäviä laajennuksia ja erilaisia yhdistimiä. Yhteensä Teams tarjoaa jo yli 200 valmista laajennusta. Teamsin laajennusten osalta lähitulevaisuuden tärkeimpiä uudistuksia:

  • Dynamics App for MS Teams – Parantaa oleellisesti Teamsin ja Dynamicsin välistä vuorovaikutusta ja mahdollistaa myös Dynamicsin toimintojen tuomisen suoraan Teamsin käyttöliittymään. Katso Vesa Nopasen alustava katsaus Appsista täältä.
  • Tuki SharePoint Framework-pohjaisten (v1.7) webosien lisäämiseen suoraan Teamsin välilehtenä – Helpottaa käyttöä oleellisesti, aiemmin webosat tuli kierrättää SharePointin sivun kautta ja mahdollistaa uuden tyyppiset käyttöskenaariot. Katso Matti Paukkosen blogi aiheesta täältä.

Entä jos valmiit laajennukset eivät mahdollista organisaatiosi kannalta keskeisen ominaisuuden tuomista Teamsin käyttöliittymään? Ei hätää sillä Teams mahdollistaa jatkuvasti kehittyvät laajennusmahdollisuudet ja räätälöitävyyden organisaatioiden tarpeisiin. Tässä ESPC18-tapahtumasta Maarten Eekelsin varsin mainiosta Teams Deep Dive-sessiosta napattu yhteenveto tavoista joilla Teamsiä voidaan tällä hetkellä laajentaa.

Tärkeimpinä näistä:

  • Välilehtiä (Tabs) voidaan räätälöidä ja niihin voidaan rakentaa custom Appseja sekä jatkossa liittää suoraan SharePoint Framework -pohjaisia webosia, joiden avulla voidaan nostaa tietoa esiin vaikkapa MS Graph APIn kautta
  • Kustomoiduilla boteilla voidaan luoda toiminteita, joihin aiemmin tarvittiin monimutkaisia lomakkeita tai tietojen syöttämistä useaan järjestelmään. Miltäpä kuulostaisi uuden Tiimin tilaaminen tai kalenterin varauksen luonti botilla?
  • Kustomoiduilla konnektoreilla (Connectors) voidaan syöttää tietoa Teamsin kanaviin suoraan järjestelmistä, joihin valmista konnektoria ei ole saatavilla. Tällöin voidaan esim. organisaation räätälöidystä järjestelmästä syöttää muutoksia suoraan Teams-kanaviin

Yhteenvetona voisi sanoa, että moderni tiimityö ottaa suuria harppauksia eteenpäin mm. tässä blogissa mainittujen asioiden kautta. Mikäli Teams on jo käytössä organisaatiossasi voidaan kuvatuin tavoin tuoda merkittäviä etuja organisaation työskentelyyn ja mahdollistaa täysin uudentyyppisiä käyttötapauksia. Moderni ympäristö mahdollistaa jatkuvan parantamisen ja hyötyjen etsimisen nopean kehittymisen kautta. Jos ajatuksia heräsi asian tiimoilta, niin autamme Innofactorilla enemmän kuin mielellämme kaikissa aiheeseen liittyvissä kysymyksissä ja tarpeissa!