Intensiivinen Ignite-viikko Orlandossa on nyt takana. Aikaerosta ja matkustamisesta on myös sen verran selvitty, että on aika vetää yhteen viikon antia sekä miettiä, mihin olemme matkalla.

Tapahtuman keynotessa tuottavuustyökalujen osalta Microsoft käytti nimitystä “The world’s productivity cloud”. Tätähän Microsoft 365-pilviympäristö todellakin nykyään on – maailmanlaajuinen, tietoturvallinen, monipuolinen, käyttäjäkeskeinen sekä samalla yhä helppokäyttöisempi kivijalka, jonka varaan on hyvä rakentaa niin pienen kuin suurenkin yrityksen toimintaa. Ne lukijat joille Office 365 on terminä tutumpi – Microsoft 365 on siis käytännössä Office 365:n laajennettu lisensointimalli, joka tuo perustasollaan mukanaan myös Windows 10:n sekä tietoturvan ja päätelaitehallinnan ominaisuuksia.

Moderni SharePoint & Intranet

Moderni SharePoint on ottanut viimeisen vuoden aikana suuria askelia eteenpäin, ja tiekartta sekä tehdyt julkistukset tulevista ominaisuuksista olivat johdonmukaista jatkoa sille.

Kokonaan uutena palveluna on tulossa Project Cortex, joka tuo tekoälyyn perustuvan tiedon automaattisen linkityksen ja analysoinnin sekä tämän pohjalta aihesivujen, tietokeskuksen ja aihekorttien automaattisen muodostamisen saataville.

Lisäksi tulossa on navigaatioiden kohdentaminen, parannuksia kokoomasivustojen ominaisuuksiin ja hallittavuuteen, suuri määrä parannuksia SharePoint-listojen ominaisuuksiin, listojen paremman integroitumisen Teamsin käyttöliittymään ja niin edelleen. Lista on pitkä.

Moderni SharePoint on responsiivinen, tyylikäs, helppokäyttöinen, vakio-ominaisuuksiltaan jo nyt hyvin monipuolinen sekä moderneja käyttötapauksia tukeva. Mukauttaminen on helppoa SharePoint Frameworkin (SPFx) avulla tilanteissa, joissa mukautukset ovat selkeästi perusteltuja. Samoja mukautuksia webosissa voidaan hyödyntää myös suoraan Microsoft Teamsin käyttöliittymän kautta.

Ilo oli myös nähdä, miten yritykset ovat huomanneet ja valjastaneet modernin SharePointin kyvykkyydet ja mm. kattavat modernit uutisointiominaisuudet. Samoin on huomattu, että loppukäyttäjät voivat itsekin tehdä paljon ilman ulkopuolista apua, mikä tuo nopeutta ja joustavuutta tekemiseen.

Klassisen ajattelumaailman kysymyksiä oli sessioissa yhä harvemmassa. Modernin SharePoint-ympäristön valmisominaisuuksien riittävät mahdollisuudet on vihdoinkin alettu ymmärtää myös muualla kuin esim. Suomessa (jossa kuljemme tässä asiassa aika eturintamassa). SharePointin (tai Intran) mukautuksiin tai “valmis-intraan” ei kannata enää yksinkertaisesti käyttää aikaa, rahaa tai vaivaa suuria summia. Ennemminkin halutaan pysytellä valmisominaisuuksissa ja hyödyntää niitä järkevällä tavalla.

Maailma on myös muuttunut siinä, miten Intranet organisaatioissa rakentuu. Yhä enemmän kaikki käyttäjät ovat mukana sisällöntuotannossa ja ulkoasuun tehdään vain kevyt brändäys. Alustat kuten Yammer ja Microsoft Teams mahdollistavat läpinäkyvän informaation kulun ja sisällön tuottamisen, johon kaikki loppukäyttäjät osallistuvat. Toisaalta loppukäyttäjät voivat myös valita esim. roolinsa perusteella luontevimman tavan ja sähköisen kanavan kuluttaa tätä sisältöä.

Intranet konseptina siis mukautuu nykyajan tarpeisiin ja ennen Intralle luontaisia funktioita toteuttavat yhä enemmän kaikki Office 365:n työkalut yhdessä. Moderni “Intranet”-käyttöönotto onkin nykyään kevyemmän teknisen lähestymisen ohella enemmän käyttäjälähtöinen kokemus. Projektissa mietitään organisaation viestintää kokonaisuutena ja sitä miten uudet työtavat ja Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet saadaan hyödynnettyä tehokkaasti juuri kyseisessä organisaatiossa niin viestinnän kuin ryhmätyönkin osalta.

Microsoft Teams & Yammer

Myös Microsoft Teamsin ja Yammerin osalta Ignite tarjosi paljon.

Yammerin uusi ulkoasu julkaistiin ja Office 365-ryhmiin tehdään pesäeroa muuttamalla Yammer-ryhmien nimi yhteisöiksi (communities). Lisäksi saamme uuden Teams-appsin, jolla Yammer on helppo tuoda osaksi Teamsin käyttöliittymää, mikä selkeyttää ja helpottaa Yammerin käyttöä oleellisesti. Microsoftin aiemmin lanseeraama Inner loop (Teams) – Outer loop (Yammer)-ajattelu tukee taas paremmin kokonaisuutta. Päivittäinen työskentely siis tapahtuu Teamsin kautta, mutta Yammerin kautta loppukäyttäjät voivat jakaa omaa tietoutta ja tekemistä muulle organisaatiolle yli siilojen suoraan Teamsistä.

Teamsin osalta kauan odotetut privaattikanavat tulevat vihdoin tuotantoon nopealla aikataululla jo tällä viikolla. Samoin käyttöä helpottavat erilliset keskusteluikkunat ovat tulossa alkuvuodesta. Lisäksi esiteltiin malli jaella Power Appseihin perustuvia applikaatioita helposti Teamsin sovelluskeskuksen kautta organisaatiossa yhdessä uuden applikaatiokatalogin kanssa. Jatkossa voidaan siis tuoda yrityksen ja eri henkilöstöroolien toimintaa tukevat Power Apps-sovellukset suoraan Teamsin vasemman reunan navigaatioon, jolloin niiden käyttäminen helpottuu. Lisäksi mainittakoon Teamsin uudet tehtävät ja keskitetty näkymä kaikkien eri tehtävätyyppien hallintaan Office 365:ssa. Tämä on ehdottamasti odotettu uudistus.

Microsoft Teams alkaa myös olla “de facto” ryhmätyön alusta yrityksissä, joissa Office 365 on käytössä. Ajatuksena työn käyttöliittymä on toimiva ja antaa tiimeille, eri funktioille ja yksilöille valtavasti mahdollisuuksia organisoitua tehokkaasti oman toimintansa ympärille käyttäjälähtöisesti kunhan tämä tehdään hallitusti ja siten, että kaikki käyttäjät tuntevat organisaation pelikirjan ja yhteiset pelisäännöt. Jatkossa Teamsin rooli entisestään vahvistuu ja yhä useampaa liiketoimintasovellusta tiedon tai sovelluksen sijainnista riippumatta tullaan käyttämään luontaisesti Teamsin kautta. Tämä tarkoittaa myös mukautusten ja lisätoimintojen tuomista Teamsin kontekstiin. Tämän myötä organisaation Teams-osaaminen, Teams-kyvykkydet sekä avoin organisaatiokulttuuri ja yhteiset pelisäännöt nousevat yhä voimakkaammin tekemisen ja osaamisen keskiöön.

Ignitessa oli myös vahvasti esillä Teams-yhteensopivia laitteita ja Microsoft Teams Rooms- sekä Focus Rooms-konseptit. Lisäksi lanseerattiin uusi Managed Meeting rooms-palvelu. Kokonaisuuden täydentää Surface Hub 2 ja näppärät integroidut whiteboard-toiminnallisuudet. Kokoukseen liittyminen ja kokouksen aloittaminen näillä on todella vaivatonta ja kokouskokemus ylipäätään sujuva. Olemme tulleet kauas ongelmallisista Skype-kokouksista ja hyvä niin!

Microsoft Power Platform

Igniten ehkä parasta antia oli mielestäni Microsoft Power Platformiin liittyvät sessiot ja alustan avaamat mahdollisuudet. Power Platform tulee ja kovaa! Monet organisaatiot tekevät alustan käyttöönottoa parhaillaan sekä automatisoivat prosessejaan. Proof of Concept-hengessä toteutuksia yhä useampien liiketoiminta- tai tuottavuussovelluksien tuomiseksi Power Platformin päälle on menossa leveällä rintamalla. Ignitessa moni suurempi yritys myös esitteli omia, jo tuotannossa olevia Power Platform-sovelluksiaan ja jakoi kokemuksia niistä.

Power Platform on alusta, joka koostuu seuraavista komponenteista:

• Eri tyyppiset Power Appsit – Sovellukset ja UI
• Power Automate – Työnkulut, automaatio, yhdistimet (aiemmin MS Flow)
• Power BI – Tiedon visualisointi ja analysointi
• Power Virtual Agents – Vuorovaikutteiset toiminnot perustuen botteihin

Power Platform sisältää valmiita yhdistimiä moniin eri järjestelmiin ja ideana on low-code/no-code- tyyppinen lähestyminen, jossa sovelluksia ja automaatiota voidaan rakentaa käyttöliittymän kautta helposti ilman syvää koodausosaamista. Kun loppukäyttäjät itse ryhtyvät tekemään tätä, puhutaan kansalaiskoodauksesta. Power Platformin hyödyntäminen leikkaa ideaalitapauksessa suuresti sovelluskehityksen kustannuksia ja tarvittavaa kalenteriaikaa sovelluksen rakentamiseksi.

Monet yhdistimet ja ominaisuudet vaativat erikseen lisensointia mutta monet tarpeet hoituvat myös olemassa olevin Office 365 F1/E3-lisenssein kuten visuaalisen canvas-tyyppisen Power Appsin ja Power Automaten avulla hyödyntäen tuttua SharePointin listaa tietovarastona. Toisena esimerkkinä erilaisten syötteiden saaminen ja niihin reagoiminen suoraan Teamsin käyttöliittymästä vaikkapa mukautuvien korttien avulla ja kaikki yhden käyttöliittymän takaa.

Myös Power Platformin tulevaisuus näyttää erittäin vahvalta. Yhä parempi integroituminen Teamsiin, AI Builder-ominaisuus, jossa tekoälyä voidaan opettaa ja hyödyntää suoraan Power Appsien kautta vaikkapa kuvien sisällön tunnistamiseen, Ignitessa julkaistut RPA-ominaisuudet joilla voidaan automatisoida myös toimintoja ruudulla nauhoitettujen käyttäjäinteraktioiden pohjalta ja PCF (PowerApps Component Framework) Power Appsien komponenttien laajentamiseksi avaavat lähes rajattomasti uusia  hyödyntämismahdollisuuksia.

Kaikki tämä on lähtökohtaisesti myös loppukäyttäjien suoraan hyödynnettävissä.

Muutoksen tuki organisaatiossa (Adoption)

Se, miten muutosta ja käyttäjiä organisaatiossa tuetaan, on noussut jo aiemmin keskeiseksi elementiksi Microsoft 365 -käyttöönotoissa. Jo tätä blogia lukiessa ymmärtää, miksi muutoksen tukeminen ja siirtyminen jatkuvan kehityksen malliin korostuu entisestään

• Microsoft 365 käyttöönotto on aina kokonaisuus ja organisaatiolle usein kokonaan uusi tapa toimia. Muutos lähtee aina yksilöstä ja siitä että yksilö kokee muutoksen tarpeellisena ja hyödyllisenä itselleen
• Loppukäyttäjillä on yhä suurempi mahdollisuus osallistua sisältöjen tuottamiseen,  keskusteluun ja heillä on parempi näkyvyys siihen mitä organisaatiossa tapahtuu kokonaisuutena
• Loppukäyttäjillä ja tiimeillä on yhä suurempi mahdollisuus vaikuttaa itse siihen, mitä työkaluja ja millä tavoin he haluavat niitä omassa työssään hyödyntää
• Aiemmasta poiketen toimintojen mukauttaminen käyttötapausten mukaiseksi loppukäyttäjien toimesta on mahdollista ja jopa toivottavaa
• Käyttäjille syntyy tarve ymmärtää paremmin Microsoft 365-kokonaisuutta ja potentiaalia
• Muutoksen pysyvyys ja nopeakin tarve omaksua uusia ominaisuuksia on uusi normi
• Kun digitaalinen ympäristö mahdollistaa kaiken edellä kuvatun, on yhteistyön toimivuuden kannalta koko ajan tärkeämpää, jopa elintärkeää, johtaa muutosta niin, että työyhteisö toimii samojen peruskäytäntöjen mukaisesti. Yhteistyö ei vain toimi, jos kaikki säntäilevät joka suuntaan omien mielihalujen ja oivallusten vieminä.

Muutoksen tukeminen (end user adoption) onkin syystä myös Microsoftilla yksi tämän vuoden avain-focuksista. Loppukäyttäjän ja tiimien käsissä on yhä enemmän mahdollisuuksia käyttää tuottavuustyökaluja haluamallaan tavalla. Lisäksi on tärkeää ymmärtää että em. työkalujen käyttöönotto, prosessien ja pelikirjan määrittely sekä tekemisen kehittäminen eivät suinkaan ole kertaluontoisia ponnistuksia. Uusia ominaisuuksia tulee koko ajan, jopa viikoittain, ja samalla organisaation on myös mietittävä miten saada hyödyt irti maksetuista lisensseistä sekä miten organisoitua jatkuvan muutoksen mallin ympärille. Myös hallintamallit ja avustavat työkalut sekä prosessit vaativat päivitystä.

Oleellista tässä kaikessa on myös se, että alustan ylläpidon, mukautettujen sovelluksien ylläpidon ja esim työläiden jatkokehitysponnisteluiden sijaan panokset voidaan nyt käyttää ketterästi aitojen hyötyjen, liiketoimintaa aidosti edistävien, loppukäyttäjiä tukevien sekä yrityksen toimintaa tehostavien ratkaisujen eteenpäin viemiseksi.