Täydet hyödyt irti Microsoft Teamsistä työn käyttöliittymänä

Tällä viikolla Kööpenhaminassa järjestetyn varsin loistavan ESPC18-tapahtuman innoittamana ajattelin kertoa muutaman ajatuksen Teamsistä ja sen laajennettavuudesta.

Teknisesti Teamsin käyttöönottohan on aikalailla vaivaton. Mitään erityistä ei tarvitse tehdä ja lisenssien käyttöönoton jälkeen voi Teamsiä lähteä koeponnistamaan organisaatiossa sopivalla käyttäjäryhmällä. Koeponnistukseksi tämä myös lähes aina jää, jos asiaa ei suunnitella huolella. Käyttöönoton tuki (End user adoption) onkin modernin tiimityön ja ylipäätään Office 365 käyttöönottoprojektin keskeisin ja onnistumisen kannalta kriittisin osa-alue ja näin ollen moderni Office 365-käyttöönottoprojekti rakentuu pitkälti muutoksen tukemisen aiheiden ympärille. Organisaatiossa Office 365 ja erityisesti Teams ryhmätyön keskiössä tuovat organisaation työskentelykulttuuriin suuren muutoksen läpinäkyvyyden, avoimuuden, osallistamisen, saavutettavuuden ja ylipäätään päivittäisen työskentelyn muodossa.

Microsoft julkaisi tällä viikolla uuden Teams Adoption Hubin tukemaan nimenomaan Teams-käyttöönottojen suunnittelua.

Mitä Teams itseassa on?

Itse ajattelen Teamsiä ensisijaisesti työn käyttöliittymänä.

Teams kokoaa yhteen Office 365:en kaikki palvelut yhden käyttöliittymän ja/tai applikaation taakse lisäten mukaan vielä omat keskeiset ominaisuutensa eli keskustelut, helpon muokattavuuden, liitettävyyden muihin palveluihin sekä organisaation sidosryhmien liittämisen mukaan vieraskäyttäjinä.

Käyttöönoton yhteydessä tulee suunnitella ja määritellä seuraavia asioita tukemaan organisaation työtapojen muutosta (Adoption)

  • Mitä tiimejä ja kanavia luodaan?
  • Mitä välilehtiä ne sisältävät?
  • Miten näitä hyödynnetään organisaatiossa tehokkaasti?
  • Hallintamalli
  • Mahdollinen templatointi
  • Miten Teams muuttaa päivittäistä työskentelyä?
  • Pelikirja siitä, miten Teamsiä tulee käyttää

Teamsin toimintojen laajentaminen – Täysi hyöty irti Teamsistä työn käyttöliittymänä

Kun varsinainen käyttöönotto etenee voidaan alkaa miettiä, miten Teamsistä saataisiin enemmän hyötyjä irti erityisesti työn käyttöliittymän konseptin alla. Tällöin kuvaan astuvat laajennukset, joilla Teamsiin voidaan kytkeä lisää informaatiota organisaation muista järjestelmistä sillä ajatuksella, että kaikkeen tiimin kannalta tärkeään pääsee kiinni helposti yhdestä käyttöliittymästä. PowerApps ja Flow mahdollistavat yhä enemmän asioita, ja ne voidaan tuoda jatkossa yhä tiiviimmin tukemaan Teamsin laajennettavuutta.

Valmiilla palikoilla päästään usein varsin pitkälle. Usein käytetään välilehtiin lisättäviä laajennuksia ja erilaisia yhdistimiä. Yhteensä Teams tarjoaa jo yli 200 valmista laajennusta. Teamsin laajennusten osalta lähitulevaisuuden tärkeimpiä uudistuksia:

  • Dynamics App for MS Teams – Parantaa oleellisesti Teamsin ja Dynamicsin välistä vuorovaikutusta ja mahdollistaa myös Dynamicsin toimintojen tuomisen suoraan Teamsin käyttöliittymään. Katso Vesa Nopasen alustava katsaus Appsista täältä.
  • Tuki SharePoint Framework-pohjaisten (v1.7) webosien lisäämiseen suoraan Teamsin välilehtenä – Helpottaa käyttöä oleellisesti, aiemmin webosat tuli kierrättää SharePointin sivun kautta ja mahdollistaa uuden tyyppiset käyttöskenaariot. Katso Matti Paukkosen blogi aiheesta täältä.

Entä jos valmiit laajennukset eivät mahdollista organisaatiosi kannalta keskeisen ominaisuuden tuomista Teamsin käyttöliittymään? Ei hätää sillä Teams mahdollistaa jatkuvasti kehittyvät laajennusmahdollisuudet ja räätälöitävyyden organisaatioiden tarpeisiin. Tässä ESPC18-tapahtumasta Maarten Eekelsin varsin mainiosta Teams Deep Dive-sessiosta napattu yhteenveto tavoista joilla Teamsiä voidaan tällä hetkellä laajentaa.

Tärkeimpinä näistä:

  • Välilehtiä (Tabs) voidaan räätälöidä ja niihin voidaan rakentaa custom Appseja sekä jatkossa liittää suoraan SharePoint Framework -pohjaisia webosia, joiden avulla voidaan nostaa tietoa esiin vaikkapa MS Graph APIn kautta
  • Kustomoiduilla boteilla voidaan luoda toiminteita, joihin aiemmin tarvittiin monimutkaisia lomakkeita tai tietojen syöttämistä useaan järjestelmään. Miltäpä kuulostaisi uuden Tiimin tilaaminen tai kalenterin varauksen luonti botilla?
  • Kustomoiduilla konnektoreilla (Connectors) voidaan syöttää tietoa Teamsin kanaviin suoraan järjestelmistä, joihin valmista konnektoria ei ole saatavilla. Tällöin voidaan esim. organisaation räätälöidystä järjestelmästä syöttää muutoksia suoraan Teams-kanaviin

Yhteenvetona voisi sanoa, että moderni tiimityö ottaa suuria harppauksia eteenpäin mm. tässä blogissa mainittujen asioiden kautta. Mikäli Teams on jo käytössä organisaatiossasi voidaan kuvatuin tavoin tuoda merkittäviä etuja organisaation työskentelyyn ja mahdollistaa täysin uudentyyppisiä käyttötapauksia. Moderni ympäristö mahdollistaa jatkuvan parantamisen ja hyötyjen etsimisen nopean kehittymisen kautta. Jos ajatuksia heräsi asian tiimoilta, niin autamme Innofactorilla enemmän kuin mielellämme kaikissa aiheeseen liittyvissä kysymyksissä ja tarpeissa!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s