Edellytykset Office-dokumenttien yhtäaikaiselle muokkaamiselle ja synkronoinnille O365-ympäristössä

Olemme kuulleet viime aikoina paljon modernista ryhmätyöskentelystä O365-ympäristössä ja aihe on erittäin ajankohtainen. Innofactorilta Vesa on ollut aktiivinen mm. #TeamsTorstai-konseptin suhteen ja toisaalta esim. Sanna on ollut aktiivinen käyttöönoton tukemisessa ja kertoili viimeisimpänä blogiaiheenaan kuinka onnistua uuden järjestelmän käyttöönotossa (vaikkapa modernin ryhmätyön ja Teamsin) organisaatiossa.

Yksi modernin ryhmätyön kulmakivi eli Office-dokumenttien muokkaaminen ja erityisesti monen käyttäjän toimesta yhtä aikaa tapahtuva dokumenttien työstö on jäänyt ehkä pienemmälle huomiolle. Tämä on hyvin tyypillinen skenaario Teams-pohjaisessa työskentelyssä joka mahdollistaa hyvin helpon dokumenttien työstön, kommentoinnin ja samalla niistä keskustelun. Juuri tässä #Teams on itse asiassa parhaimmillaan monestakin syystä. Moni myös muistaa aiemmin koetut ongelmat OneDrive for Business synkronointi-clientin kanssa tilanteissa joissa OneDriven ja SharePoint-työtilojen tiedostot haluttiin ladata myös omalle koneelle esim. offline-työskentelyä varten. 

Nykyään modernit Office-työvälineet toimivat pääosin hyvinkin mallikkaasti ja dokumenttien muokkaaminen O365:ssa, myös yhtä aikaa muiden käyttäjien kanssa, on mutkatonta. Myöskin uusi OneDrive for Business synkronointi-client toimii vakaasti.

Mikäli tietyt perusasiat eivät ole kunnossa niin toki ongelmiin voidaan törmätä – yleisimpinä ongelmina mainittakoon mm. Office-dokumenttien avatuminen “vain luku”-tilaan tai pilvessä muokattavan dokumentin yhtäkkinen tallentamisen epäonnistuminen. 

Keräsin tähän neljä tärkeintä asiaa joilla varmistaa toimiva yhtäaikainen dokumenttien työstö (Co-Authoring) ja synkrointi lokaalisti O365-ympäristössä. Huomioi että asioiden korjaaminen vaatii admin-oikeudet koneellesi kohtien 1 ja 2 osalta joten ole tarvittaessa yhteydessä IT-osastoosi.

1) Varmista että käytössä on riittävän uusi Office 2016-client

Teamsin tai suoraan O365-ryhmän dokumenttikirjaston kautta voidaan Office-tiedostot avata ja niitä voidaan muokata Office-ohjelmistojen online-versioilla. Nämä online-versiot tukevat aina tiedostojen yhtäaikaista muokkausta kun se vaan muista tekijöistä johtuen on mahdollista. 

Mikäli käytät Offfice-client ohjelmaa esim. Excel 2016:ta tiedoston avaamiseen ja muokkaamiseen tulee varmistaa että se on riittävän uusi ja tukee yhtäaikaista muokkausta. Nyrkkisääntönä se että vasemmassa ylänurkassa tulee näkyä AutoSave-toiminto tilanteesta riippuen joko harmaana tai valkoisena. Tällöin tuettuna on AutoSave-ominaisuuksien lisäksi myös yhtäaikainen muokkaaminen.

Vinkkinä vihkiintyneemmille käyttäjille että myös Office 2016 clienteilla on omat päivityskanavat joilla voidaan päättää millä syklillä clientit päivittyvät ja tätä kanavaa voi tarvittaessa vaihtaa.

Lisätietoa täällä https://blogs.technet.microsoft.com/odsupport/2017/05/10/how-to-switch-channels-for-office-2016-proplus/

2) Varmista että käytössä on vain ja ainoastaan uusi Onedrive-synkronointi clientti

Vain uudempi OneDrive synkronointi-client on toimiva jos haluat synkronoida O365-tiedostot koneellesi. Koskee niin henkilökohtaista OneDrivea kuin Teamsin ja tätä kautta O365-ryhmien dokumenttikirjastoja joiden molempien synkronointi tapahtuu siis yhden ja saman clientin kautta.

Hyvin yleinen virhetilanne on että henkilökohtainen O365:n OneDrive synkronoidaan uudemmalla clientilla mutta koneella on asennettuna myös vanhempi client jonka kautta esim. O365-ryhmien tiedostot vahingossa synkronoidaan. Tästä aiheutuu paljon ongelmia.

Varmista siis että sinulla on käytössä vain uusi Onedrive-synkronointi-client ja että clientteja on asennettuna koneellesi varmasti vain yksi.

Tässä artikkelissa on loistava ohjeistus siitä miten käytössä olevan clientin saa varmistettua https://support.office.com/en-us/article/which-version-of-onedrive-am-i-using-19246eae-8a51-490a-8d97-a645c151f2ba

Lisäksi tässä ohjeistus miten siirtyä käyttämään vain uutta clienttia https://support.office.com/en-us/article/transition-from-the-previous-onedrive-for-business-sync-client-4100df3a-0c96-464f-b0a8-c20de34da6fa

3) Synkronoitavan dokumenttikirjaston asetukset (Teamsin ja O365-ryhmän dokumenttikirjasto)

Kun luot uuden Teamsin luo O365 taustalle myös modernin O365-ryhmän joka pohjimmiltaan on SharePoint-tiimisivusto. Tämä sivusto tarjoaa varsinaisen tallennuslokaation tiedostoille SharePointin dokumenttikirjaston ja siihen syntävän kansiorakenteen muodossa. Oletuksena kaikki asetukset ovat synkroinnin ja tiedostojen yhtäaikaisen muokkaamisen kannalta oletus-dokumenttikirjastossa oikein.

Yleisohje: Älä koske dokumentikirjaston vakioasetuksiin 🙂

Seuraavat asetukset dokumenttikirjastossa aiheuttavat tiedostojen synkronoitumisen lokaalisti vain luku-tyyppisenä sekä potentiaalisia ongelmia yhtäaikaiseen muokkaukseen:

  • Require checkout | Edellytä uloskuittausta: On luontevaa että mikäli ominaisuus on otettu käyttöön voi tiedostoa muokata vain yksi käyttäjä kerrallaan. Lisäksi tiedosto synkronoituvat lokaasti vain luku-tyyppisinä. Älä koskaan ota käyttöön modernissa O365-ryhmässä tai Teamsin dokumenttikirjastossa ellei ominaisuudelle ole erillistä painavaa perustetta
  • Require content approval | edellytä sisällön hyväksyntää: Aiheuttaa myöskin ongelmia. Älä koskaan ota käyttöön modernissa O365-ryhmässä tai Teamsin dokumenttikirjastossa ellei ominaisuudelle ole erillistä painavaa perustetta
  • Versioning | Versiointi: Käytä vain pääversiointia dokumenteille. Kaikki muut asetukset voivat aiheuttaa ongelmia.
  • Dokumenttikirjaston metatiedot: Myös modernit dokumenttikirjastot mahdollistavat metatietojen käytön ja uusia sarakkeita on helppo luoda. Metatiedot ovat kuitenkin harvoin aidosti tarpeellisia ajatellen että esim. tiimi, tiimin julkisuusasetus sekä tiimin kanava jo itsessään määrittevät sen mitä dokumentteja lokaatiossa työstetään. Jos kuitenkin päädyt käyttämään metatietoja älä määrittele niistä pakollisia. Muuten tiedostot synkronoidaan vain luku-tyyppisinä ja yhtäaikainen muokkaus voi olla ongelmissa.

4) Huomioi kaikki organisaation käyttäjät em. kohtien osalta

On tärkeää että kaikki organisaation käyttäjät käyttävät riittävän uusia Office 2016 clientteja ja että käytössä on uudempi OneDrive for Business synkronointi client. Yksikin käyttäjä joka esimerkiksi avaa muokattavan tiedoston vanhalla Office clientilla tai vanhalla mobiili-clientilla joka ei tue yhtäaikaista muokkausta aiheuttaa sen että tiedosto avautuu vain luku-tilaan kaikilla käyttäjillä myös tilanteessa jossa sinulla itselläsi olisi uudempi client.

—————————————————————————————————————

Näillä eväillä pitäisi päästä hyvään alkuun ja varmistua siitä että käyttäjien kokemat ongelmat O365-pohjaisen dokumenttien käsittelyn suhteen on minimoitu. Varmasti yksittäisiä virhetilanteita ilmenee kuten aina mutta ainakin perusteet ovat kunnossa.

—————————————————————————————————————

Tässä vielä muutamia hyviä linkkejä jos ongelmia ilmenee ja kaikki em. asiat on käyty jo läpi.

Office 2016 / Online Co-Authoring: https://support.office.com/en-us/article/collaborate-on-excel-workbooks-at-the-same-time-with-co-authoring-7152aa8b-b791-414c-a3bb-3024e46fb104#ID0EAABAAA=Windows

Troubleshoot Co-Authoring: https://support.office.com/en-gb/article/Troubleshoot-co-authoring-in-Office-bd481512-3f3a-4b6d-b7eb-ebf9d3626ae7?ui=en-US&rs=en-GB&ad=GB

 OneDrive read-only issues: https://techcommunity.microsoft.com/t5/OneDrive-for-Business/Onedrive-readonly-green-locks/td-p/39365

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s